「予約漏れやダブルブッキングが多くて困っている」 「今の予約表ではうまく回らない」
トリミングサロンでは、犬種・体重・コースなどによって所要時間が大きく変わるうえ、多頭飼いの予約も入ります。
そのため、予約表が合っていないと、ダブルブッキングや予約漏れ、時間の読み違いによる残業といったミスが起こりやすくなります。
この記事では、トリミングサロンの予約表の作成方法を解説します。
予約表に記載すべき項目や作成時のポイントも合わせて紹介するので、自店に合う予約表を作るための参考にしてください。
トリミングサロンの予約表の作成方法
ここからは、トリミングサロンの予約表の作成方法を詳しく解説します。
エクセル・スプレッドシートで自作する
エクセルやスプレッドシートを使って、予約表を作成する方法です。
紙の予約台帳からデジタル管理へ移行する最初のステップとしても取り入れやすく、必要な項目やレイアウトを自由に設定できる点がメリットです。
すでにエクセルを利用している場合は、新たなシステムを導入する必要がないため、費用をかけずに始められます。
スプレッドシートであれば、複数のスタッフがリアルタイムで閲覧・編集できるため、スタッフ間で予約状況を共有したいサロンに適しています。
予約表を作成する際には、予約日時や飼い主様の氏名、ペット名など必要な情報を項目として設定し、入力しやすいように表形式でまとめておきましょう。
ただし、電話・店頭・LINEなど複数の窓口から予約を受け付けている場合、予約漏れや二重予約が起こる可能性がある点に注意してください。
予約表テンプレートを活用する
予約表の作成では、インターネット上で配布されているテンプレートを活用する方法もあります。
テンプレートには、あらかじめ日付や時間、顧客名などの項目が設定されているものが多いため、一から予約表を作成する手間を省けます。
エクセル形式やPDF形式などさまざまなタイプがあり、エクセル形式ならパソコン上で入力でき、PDF形式なら印刷して紙の予約台帳として利用することも可能です。
無料で利用できるものもあるため、できるだけ費用や準備の手間を抑えて予約表を作りたいサロンに適した方法といえます。
ただし、一般的な予約表のテンプレートでは、トリミングサロン特有の情報が不足している場合があります。
犬種や体重、施術コース、担当トリマー、注意事項など、自店に必要な項目が含まれているかを確認してから利用しましょう。
オンライン予約システムを導入する
オンライン予約システムを導入し、予約管理をする方法もあります。
予約システムを利用すれば、予約情報をオンライン上で一元管理できます。
お客様自身が空き状況を確認して予約できるサービスなら、営業時間外でも予約を受け付けられるため、予約の取りこぼしを防ぎやすくなります。
予約の追加や変更などをスタッフ間でリアルタイムに共有できるため、「電話で受けた予約を予約表に入力し忘れた」といったミスの防止にもつながります。
ただし、システムによっては初期費用や月額費用が発生します。
また、導入直後はスタッフが操作に慣れるまで時間がかかる可能性もあります。
予約管理にかかっている現在の作業時間や、導入によって削減できる業務まで含めて検討することをおすすめします。
トリミングサロンの予約表に記載するべき項目
予約表を作成するときは、必要な情報を漏れなく記載できるように項目を設定することが重要です。
トリミングサロンの予約表には、以下のような項目を設定しましょう。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 基本項目 | 予約日時・飼い主様の氏名・電話番号 |
| ペット情報 | ペット名・犬種（猫種）・体重・年齢 |
| 時間 | 預かり時間・お迎え時間 |
| 施術コース | カットスタイル・オプション・コース内容 |
| 担当 | 担当トリマー名 |
| ワクチン | ワクチン接種の有無 |
| 特記事項 | 噛み癖・苦手な部位・皮膚の状態・持病など、施術の安全性にかかわる内容を記載する項目 |
特記事項には、噛み癖や苦手な部位、施術中の注意点、皮膚の状態、持病など、安全な施術に必要な情報を記載します。
多頭飼いのお客様から複数のペットを同時に預かる場合は、ペットごとに予約枠を分けて記録しましょう。
その際、同時預かりであることが一目で分かるよう、同じ色で表示したり、「2頭同時」などのメモを入れたりすると安心です。
トリミングサロンの予約表の作成時に押さえたいポイント
トリミングサロンの予約表は、単に予約情報を記録するだけでなく、当日の業務が無理なく回るように設計することが重要です。
ここでは、予約表を作成するときに押さえておきたいポイントを紹介します。
施術の所要時間を考慮して予約枠を作成する
予約表を作成するときは、施術にかかる時間を考慮して予約枠を設定しましょう。
トリミングは犬種や体重、毛量、毛玉の有無、性格、施術内容などによって所要時間が大きく異なります。
すべての予約を一律の時間で設定すると、予定より施術が長引いて後の予約に影響する可能性があるため、以下の点を考慮して予約枠を設計するのが大切です。
- 施術そのものにかかる時間
- 準備や片付けにかかる時間
- シャンプーやドライにかかる時間
- 予約間の余裕時間
- 犬種・体重・毛量・コースによる違い
自店で過去にかかった時間を参考に、犬種（猫種）・コースなどに応じた標準的な所要時間を設定するとよいでしょう。
予定より施術が長引くケースに備え、予約と予約の間には余裕を持たせておくと安心です。
1日の受付頭数上限を決めておく
1日に受け付ける頭数の上限を決めるのも重要なポイントです。
上限がないと、予約を詰め込みすぎる可能性があります。
トリマーの人数だけでなく、シャンプー台やドライヤーなどの設備、営業時間、ペット1頭あたりの施術時間などを踏まえて、無理なく対応できる頭数を設定しましょう。
「トリマー1人あたりの受付上限」と「店舗全体の受付上限」の両方を決め、上限に達した場合は予約枠を閉じるなど、スタッフ全員でルールを共有するのが大切です。
キャンセル・変更管理欄を設けておく
予約表には、予約のキャンセルや変更を記録できる欄も用意しましょう。
キャンセルや日時変更の情報が予約表に反映されていないと、空いている枠を見落としたり、変更前の予約を残したまま新しい予約を入れたりする可能性があります。
予約表には、以下のような項目を設けておくとよいでしょう。
- キャンセル・変更の有無
- 変更前・変更後の予約日時
- 連絡を受けた日時
- 前日リマインドの連絡状況
- キャンセル理由
無断キャンセルや予約忘れが多い場合は、前日や数日前にリマインドを送る仕組みを取り入れるのもよいでしょう。
自店の規模に合う作成方法を選ぶ
予約表は、サロンの規模や予約受付の方法に合ったものを選ぶことが大切です。
個人サロンで1日の予約数が少なく、電話のみで予約を受け付けている場合は、テンプレートやエクセルでも十分に管理できる可能性があります。
一方、複数のスタッフで予約を共有したい場合は、スプレッドシートのように複数人で編集できる方法が適しています。
電話・LINE・店頭など複数の窓口から予約を受け付けている場合や、複数店舗を運営している場合は、予約管理システムの導入を検討するとよいでしょう。
トリミングサロンの予約が増えてきたら予約システムがおすすめ
トリミングサロンの予約数が増えてきた場合は、予約システムの導入がおすすめです。
予約システムを利用すると、電話や店頭などで受け付けた予約だけでなく、オンラインからの予約もまとめて管理できるようになります。
お客様が空き状況を確認しながら自分で予約できるシステムなら、営業時間外でも予約を受け付けられます。
スタッフが電話対応や予約表への入力にかける時間を減らせるため、業務負担の軽減にもつながります。
予約内容の変更やキャンセルなどもスタッフ間で共有しやすくなるため、情報共有の行き違いも防ぎやすくなります。
予約数が増えて手作業での管理が難しくなってきたサロンでは、予約情報を一元管理できる予約システムの導入を検討することをおすすめします。
トリミング・ペットサロン向け予約システムの選び方！導入のメリットも紹介
トリミングサロンの予約システムなら「シェリービジネスポータル」
シェリービジネスポータルは、ペット業界の現場で働く有識者の監修のもと開発された、トリミングサロン向けのオンライン予約システムです。
スタッフごとのスケジュールを一覧で表示でき、予約確定済み・キャンセル・来店済みなどの状況も色やマークで区別できます。
メニューごとの所要時間をもとに終了時間を自動で設定できる機能や、スタッフの指名料や繁忙期価格を自動計算できる機能など、多彩な機能が搭載されています。
シェリービジネスポータルは、すべての機能を0円から利用可能です。
トリミングサロンの予約管理を効率化したい方は、シェリービジネスポータルをぜひ一度お試しください。
まとめ
トリミングサロンの予約表の作成方法には、以下の3つがあります。
- エクセル・スプレッドシートでの自作
- 予約表テンプレートの活用
- オンライン予約システムの導入
できる限り費用を抑えたい方は、エクセル・スプレッドシートでの自作や予約表テンプレートの活用がおすすめです。
予約業務の負担が課題になっている場合は、オンライン予約システムの導入を検討するとよいでしょう。
予約表を作成する際には、所要時間・受付頭数の上限・キャンセル管理・店舗の規模の4点を押さえることが大切です。
自店に最適な予約表を活用し、ミスや漏れのない、スムーズな予約管理を実現しましょう。