「顧客が増えてきて、カルテを探すのが大変」「カルテの保管でスペースがどんどん圧迫されてきた」など、カルテ管理に悩みを抱えているトリミングサロン経営者の方も多いのではないでしょうか。
そんなトリミングサロンには、電子カルテの導入がおすすめです。
この記事では、トリミングサロンにおけるカルテ管理の重要性や、電子カルテを導入するメリットを解説します。
自店に合った電子カルテの選び方も紹介するので、紙カルテでの管理に負担を感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。
トリミングサロンにおけるカルテ管理の重要性
トリミングサロンのカルテ管理は単なる記録作業ではなく、サロン運営そのものを支える大切な業務です。
カルテ管理がしっかりできていれば、顧客やペットの情報をすぐに確認できます。これにより、来店時の対応がスムーズになり、余計な手間を省くことが可能です。
また、カルテがきちんと整理されていれば、スタッフ間の情報共有もしやすくなります。各顧客への対応を統一できれば、「前回のカットの希望を覚えていてくれた」「体調の変化に気づいてもらえた」といった印象を与えられ、顧客満足度向上につながります。
トリミングサロンのカルテ管理に電子カルテを利用するメリット
ここからは、電子カルテを導入するメリットをご紹介します。
閲覧したいカルテを一瞬で見つけ出せる
紙カルテで管理をしていると、顧客が増えるたびにカルテの数もどんどん増えていきます。そのため、来店した顧客のカルテを探すだけで、多くの時間がかかってしまうことも少なくありません。
紙カルテから電子カルテでの管理に移行すれば、顧客の名前で検索をかけるだけで、閲覧したいカルテをすぐに見つけ出せるようになります。忙しい接客の合間でも、スムーズにカルテを確認できるのは嬉しいポイントです。
また、クラウドにデータを保管するタイプの電子カルテであれば、店外にいる際に予約の連絡を受けたときにもカルテを確認できます。外出先でも顧客からの問い合わせにスムーズに対応できるようになるため、スマホやLINE、電話で問い合わせ対応している場合にも重宝します。
同意書・カウンセリングシートの管理も簡単になる
電子カルテに移行すれば、同意書やカウンセリングシートなどの書類を電子化して保存できるようになります。そのため、書類整理の手間を軽減することが可能です。
カウンセリングシートや同意書を記入してもらう際も、タブレットなどで文書のテンプレートを開き、顧客に直接入力してもらうだけで完了します。記入から保管までの一連の流れがスムーズになるため、受付業務の負担軽減も期待できます。
紛失リスクがなくなる
紙カルテは、紛失や劣化によって顧客のカルテを閲覧できなくなるリスクがあります。
しかし、電子カルテであれば、パソコンの中に顧客のカルテをすべて保管できるため、紙カルテのように紛失する心配がありません。
また、データをバックアップしておけば、万が一不具合でカルテが閲覧できなくなった場合でも、過去来店した顧客のカルテ情報を確認できます。年数を経ても顧客のカルテが紛失したり劣化したりする心配がないのは、電子カルテならではの強みです。
顧客が増えても保管スペースの確保が不要
紙カルテの場合、顧客が増えるごとにカルテの数が増えていくため、店内のスペースがカルテの保管で圧迫されてしまいます。
しかし、電子カルテであれば、パソコン一台に顧客のカルテをまとめて保管可能です。顧客が増えてもカルテの保管スペースを確保する必要がないため、店内のスペースを施術や待合室などに有効活用できます。
トリミングサロンで利用する電子カルテの選び方
紙カルテから電子カルテ管理に移行すれば、いつでも閲覧したいカルテを瞬時に見つけ出せるうえ、紛失や劣化によってカルテが見づらくなる心配もありません。
しかし、トリミングサロンで利用する電子カルテを選ぶ際には、いくつか注意して見るべきポイントがあります。自店に合った電子カルテを選ぶために、一つひとつ確認してみてください。
サロン業務に必要な機能が揃っているか
電子カルテを選ぶ際には、トリミングサロンの業務に必要な機能が揃っているかどうかの確認が大切です。
トリミングサロン向けの電子カルテには、以下のような機能が搭載されています。
- 顧客情報・ペット情報の管理
- トリミング履歴の管理
- 予約管理
- ペットの健康記録 など
現在の業務フローを見直し、改善したい部分を洗い出したうえで、必要な機能が搭載されている電子カルテを選びましょう。
誰でも操作しやすい仕様か
電子カルテを選ぶ際には、操作性の確認も重要なポイントです。
スタッフ全員が迷わずに操作できる仕様でなければ、導入後にかえって業務効率が低下してしまいます。
また、操作に慣れるまでに長い時間がかかってしまう可能性もあります。
多機能であっても、使いにくいシステムでは意味がありません。導入する際には、できるだけ誰でも直感的に操作しやすい電子カルテを選びましょう。
トラブル時にも安心できるサポート体制が整っているか
電子カルテは導入後、故障や不具合などのトラブルが発生するケースもあります。トラブルが起きた際に適切な対処ができないと、顧客からの信頼を損なう可能性も考えられます。
万が一のトラブル時にも迅速かつ正確に対処できるよう、安心できるサポート体制が整っているかどうかを事前に確認しておきましょう。
利用料金は予算の範囲内か
電子カルテを導入する際には、一般的に初期費用や月額費用がかかるケースが多いです。
また、機能を追加することで、追加費用が発生することもあります。電子カルテは長期的に利用するものであるため、予算の範囲内で無理なく継続利用できるものを選ぶと安心です。
トリミングサロンの電子カルテは「CHERIEE ビジネスポータル」がおすすめ
トリミングサロンで利用する電子カルテをお探しなら、「CHERIEE ビジネスポータル」がおすすめです。
ペット業界の現場で働く方々の監修のもと開発されたサービスで、予約・受付管理、顧客管理、メニュー管理など、現場で本当に必要な機能が揃っています。
顧客名や電話番号など多彩な条件でカルテ検索ができるため、顧客のカルテを探す手間がかかりません。また、カルテはスマホやタブレットからいつでもどこでも確認できます。
基本機能のみのご利用であれば、利用料金は0円です。
電子カルテを気軽に導入してみたい方や、導入にかかるコストをできる限り抑えたい方は、ぜひ一度お試しください。
トリミングサロンのカルテに関するよくある質問
トリミングサロン向け電子カルテの料金はどのくらいですか？
トリミングサロン向け電子カルテの料金は、初期費用・月額費用を含めて数万円〜数十万円程度かかるケースが一般的です。弊社の電子カルテは、サロン業務に必要な機能に絞って搭載しているうえ、広告宣伝費も低額に抑えているため、0円からご利用いただけます。
トリミングサロンで電子カルテを利用するデメリットはありますか？
電子カルテを利用できる端末をスタッフの人数に応じて用意しておかないと、業務効率が悪くなってしまう可能性があります。また、システムによっては手書き入力に対応していない場合もあります。導入の際には、自店のニーズを満たせる電子カルテかどうかをよく確認し、業務が滞らないよう十分な端末台数を確保しておくことが大切です。
まとめ
トリミングサロンのカルテ管理は、業務効率化や顧客満足度の向上、スタッフ間の情報共有のしやすさなど、サロン運営全体を支える大切な要素です。電子カルテへ移行すれば、紙カルテ管理におけるカルテ検索の手間や紛失リスク、保管スペースの悩みを解消できます。
電子カルテを選ぶ際には、必要な機能の有無や操作性、サポート体制、利用料金などを比較検討するのが大切です。
弊社では、トリミングサロンやペットサロンなど現場の声をもとに開発した電子カルテ「CHERIEE ビジネスポータル」を提供しています。0円から利用できるため、電子カルテを試してみたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。