トリミングサロンのカルテ作成方法は何がいい？判断基準や注意点も紹介

トリミングサロンのカルテは、スタッフ間での情報共有や安全な施術の提供などにつながる重要な要素です。

しかし、カルテの作成方法には、Excelでの自作や電子カルテ・カルテアプリの導入など複数の方法があり、何で作るのが良いのかわからず悩んでいる方もいるはず。

この記事では、トリミングサロンのカルテを作成する主な3つの方法と、作成方法を選ぶ際の判断基準を詳しく解説します。

カルテに記載すべき項目や運用時の注意点もあわせて紹介するので、自店に合うカルテの作成・管理方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

トリミングサロンのカルテ作成方法は主に3種類

ここからは、トリミングサロンのカルテ作成方法を詳しく解説します。

エクセル（Excel）でカルテを自作する

Excelを使って、トリミングサロンに必要な項目を自分で設定し、カルテを作成する方法です。

作成費用がかからないため、カルテをデジタル化したい小規模サロンに適した方法です。

カルテを作成する際には、以下のような項目を用意して情報を入力できるようにします。

• 顧客情報
• ペット情報
• コース内容
• 注意事項

表にすると検索・整理がしやすくなるため、Excelの「テーブルとして書式設定」を使用して表形式に変換するのがおすすめです。

ただし、Excelでのカルテ管理は、顧客やペットの情報が増えるほど、データの整理や管理が難しくなる点に注意してください。

カルテテンプレートを活用する

紙でカルテを管理したい方の効率化には、カルテテンプレートの活用もおすすめです。

ExcelやWord、PDFなどさまざまな形式があり、ダウンロードして印刷すれば、手書きで使用することも可能です。

インターネット上には、トリミングサロン向けのカルテテンプレートが数多く公開されています。

無料のものから数千円程度のものまであるため、できるだけ費用を抑えながらカルテを整えたい場合にも向いています。

トリミングサロンに必要な項目があらかじめ用意されているテンプレートもあるため、自分で一から作成する手間も省けます。

電子カルテ・カルテアプリを導入する

電子カルテやカルテアプリを導入して、カルテを作成する方法もあります。

電子カルテ・カルテアプリには、トリミングサロン向けのものも存在しており、顧客情報やペット情報はもちろん、健康状態やトリミング履歴などをまとめて管理可能です。

写真を保存できるサービスなら、施術前後の状態や仕上がりもより分かりやすく記録として残せます。

また、検索や情報共有がしやすいため、担当者が急遽変わった場合でも過去の施術内容や注意事項を確認できるのもメリットです。

トリミングサロンのカルテ管理を楽に！電子カルテのメリットや選び方を解説

トリミングサロンのカルテ作成方法に迷ったときの判断基準

カルテの作成方法にはそれぞれメリット・デメリットがあるため、どれを選べばよいか迷う方もいるでしょう。

ここでは、カルテ作成方法を選ぶ際に確認したい3つの判断基準を紹介します。

コストが予算内かどうか

まず見るべきなのが、カルテの作成・管理にかかるコストです。

サービスの月額料金だけを見るのではなく、スタッフがカルテを作成・検索・整理するためにかかる時間もコストとして考える必要があります。

Excelでの自作や無料のカルテテンプレートであれば、基本的に費用をかけずに始められます。

できるだけ費用を抑えたい場合は、こうした方法を検討するとよいでしょう。

一方、電子カルテやカルテアプリの場合、初期費用で0〜数万円程度、月額費用として数千円〜数万円程度かかる場合があります。

ただし、電子カルテやカルテアプリであれば、カルテ管理にかかるスタッフの作業負担軽減や情報共有のスピード向上などにつながる可能性があります。

そのため、業務効率化を重視している場合には、電子カルテ・カルテアプリの導入を検討するとよいでしょう。

導入の手間はどのくらいかかるか

カルテの作成方法によって、導入時に必要な作業も異なります。

「すぐに使い始めたい」ならテンプレート、「自由に設計したい」ならExcel、「長期的な業務効率化を重視したい」なら電子カルテを選ぶのがおすすめです。

スタッフ数と1日の来店数で考える

スタッフ数や1日の来店数も、カルテの作成方法を選ぶ際の重要な判断基準です。

個人経営のサロンや顧客数が少ないサロンであれば、無料のテンプレートやExcelでのカルテ管理でも十分に対応できます。

ただし、スタッフ数や来店数が増えてくると、カルテを探したり、過去の施術内容を確認したりする作業の負担が大きくなります。

スタッフ数や1日の来店人数が増加した場合には、顧客情報を検索しやすくスタッフ間でも情報を共有しやすい電子カルテ・カルテアプリの導入を検討するとよいでしょう。

トリミングサロンのカルテに記載すべき項目

トリミングサロンのカルテには、一般的な顧客情報だけでなく、ペットの性格や施術内容なども記録しておく必要があります。

ここからは、トリミングサロンのカルテを作成するときに記載すべき項目を解説します。

飼い主様の情報

まず、飼い主様の基本情報が挙げられます。

以下のように、飼い主様の情報を記載する欄を用意しましょう。

• 氏名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス
• 緊急連絡先

ペットの情報

ペットについても、施術に必要な情報を詳しく記録します。

• 名前
• 犬種・猫種
• 性別
• 去勢・避妊の有無
• 体重
• 毛色・毛質
• 生年月日・年齢
• ワクチン接種歴
• 持病・アレルギー
• 服薬中の薬

多頭飼いのお客様もいるため、飼い主様の情報と各ペットの情報を紐づけて管理できるようにしておくと便利です。

性格・行動について

ペットの性格や行動も、トリミングを安全に行ううえで重要な情報です。

「おとなしい」「怖がり」「興奮しやすい」といった性格だけでなく、触られるのが苦手な部位、音への反応、噛み癖や威嚇の有無・程度なども記録しましょう。

こうした情報を残すことで、担当スタッフが変わった場合でもペットの特徴を把握しやすくなり、落ち着いて施術を提供できます。

施術記録と次回への申し送り

施術記録と次回への申し送りも、トリミングサロンのカルテには欠かせない項目です。

リピートのお客様から「前回と同じ感じでお願いします」と依頼された際、担当スタッフが前回と異なる場合、対応に戸惑うこともあるかもしれません。

過去の施術内容を記録しておけば、仕上がりのイメージをスタッフ間で共有しやすくなります。

具体的には、以下のような項目を用意しておくとよいでしょう。

• 来店日
• 担当トリマー
• コース
• カットスタイル
• 使用したシャンプー・薬剤
• 皮膚や被毛の状態
• 施術中の様子
• 飼い主様の要望
• 次回への申し送り

また、施術前後の写真を残しておくのもおすすめです。

文章だけでは伝わりにくい仕上がりのイメージも、写真があればスタッフ間で共有しやすくなります。

トリミングサロンのカルテを作成する際の注意点

トリミングサロンのカルテを作成する際には、いくつか注意が必要な点があります。

ここからは、トリミングサロンのカルテを作成する際の注意点を解説します。

試用期間を設けて使い勝手を確認する

カルテの作成方法を変更するときは、いきなり全面的に切り替えるのではなく、試用期間を設けると安心です。

数日から1か月程度実際に使用し、以下の点を確認しましょう。

• 入力しやすいか
• 必要な項目が不足していないか
• 不要な項目が多すぎないか
• 忙しい受付・施術中でも無理なく使えるか
• スタッフ間で情報を共有しやすいか

現場で使いにくいカルテは、業務効率の低下につながる可能性があります。

電子カルテを検討している場合は、無料プランや無料トライアルで実際に操作してから判断することをおすすめします。

写真・動画の記録は事前に同意を得る

施術前後の写真や動画は、仕上がりの記録やスタッフ間の情報共有に役立ちます。

一方で、撮影した写真や動画に飼い主様の顔や声など、特定の個人を識別できる情報が含まれる場合は、個人情報として慎重に扱う必要があります。

写真を撮影するときは、何のために利用するのかを事前に説明しましょう。

特に、カルテでの記録とSNSやホームページへの掲載では利用目的が異なるため、それぞれについて同意を得ることが大切です。

同意書を用意する場合は、利用目的や同意の範囲、撤回する場合の連絡方法なども明確にしておくとよいでしょう。

診断ではなく観察した事実を書く

皮膚や耳などに気になる変化があった場合でも、カルテには推測や診断名ではなく、実際に確認した事実の記録に留め、必要に応じて動物病院への相談を勧めましょう。

たとえば、「皮膚炎の疑いがある」といった診断につながる表現ではなく、「右耳の内側に赤みがある」のように、観察した状態を具体的に記載します。

事実にもとづいた記録を残しておけば、後から状態を確認したり、動物病院に相談したりするときにも役立ちます。

「シェリービジネスポータル」ならトリミングサロンのカルテを無料で作成可能

弊社では、トリミングサロン向けの電子カルテ「シェリービジネスポータル」を提供しています。

初期費用・基本料金ともに0円から利用できるため、カルテを無料で作成可能です。

ペットの品種や健康状態などの情報を直感的な操作で登録でき、顧客情報も条件面から素早く探し出せます。

メモ機能を利用して、アレルギーなどの重要な情報を記録することも可能です。

お客様自身でカルテを登録できるため、スタッフの入力作業や入力ミスの軽減にも役立ちます。

できるだけ費用を抑えながらカルテの作成・管理を効率化したい方は、シェリービジネスポータルをぜひ一度お試しください。

まとめ

トリミングサロンのカルテ作成方法は、主に以下の3つです。

• Excelでの自作
• カルテテンプレートの活用
• 電子カルテ・カルテアプリの導入

選ぶ際は、コスト・導入の手間・スタッフ数と1日の来店数などを総合的に見て判断するのが大切です。

できる限りコストを抑えたい方には、Excelでの自作や無料カルテテンプレートの活用、費用面だけでなく業務効率化も重視したい方には、電子カルテ・カルテアプリの導入がおすすめです。

まずは、無料でできる方法から、自店に合うかを確かめてみてください。