今回は、東京都三鷹市で犬の保育園を運営されている HOT 様にお話を伺いました。
愛犬のお悩みを解決することを目的としたトレーニング、子犬から成犬まで楽しく遊びながら社会性を学ぶメニューやイベントを実施されています。
CHERIEE（シェリー）ビジネスポータルの導入によって、どのような変化があったのかを詳しくお話しいただきました。
顧客管理・予約システムを導入したきっかけ
数多ある顧客管理・予約システムの中から CHERIEE（シェリー）ビジネスポータル に決めていただいた理由は何でしょうか？
以前の職場が同じような業態だったんですが、紙で予約の管理をしてたんですね。手書きですべて予約の管理とかをしてたので、かなり手間がかかりました。それで、新しく保育園を始める際に、システムを導入することにしました。
実際に CHERIEE（シェリー）ビジネスポータル を使ってみていかがでしたか？
保育園の予約、個別レッスンの予約、カウンセリングという私たちが提供するすべてのサービスの予約システムとして使っています。あとは、顧客管理のために、お客様のデータベースとして使用しています。お客様からの予約では「LINE公式アカウントと連携」して使うようにしていて、「チケット（コース）予約」も使っています。
LINE予約は、お客さまが24時間いつでもLINEから予約ができるので、結果としてお店での対応時間が減るのもメリットですね。電話が減るのは本当に助かります。今では、鳴った電話のほとんどは営業の電話です（笑）。
「チケット（コース）予約」も便利です。うちのようなコースで何回みたいなプランがあると、チケットで1回ずつ紹介してもらうことで、お客様にも分かりやすいですよね。お客さまも多分使いやすいと思っていただけてるのではないかと思います。いろいろとスムーズです。
顧客管理・予約システム導入後の効果
CHERIEE（シェリー）ビジネスポータル を導入して良かった点は何でしょう？
やはり、紙で管理していた頃と比べても格段に楽になっていますね。お客様が都合の良い時にいつでも予約できて、予約した日程をお客様が管理できるので、すごくありがたいです。こちらでの事務的な作業はすごく軽減されるので、その分トレーニングやイベントの準備に専念できます。
システム自体がクオリティの低いものだったら、入れなかったと思うんです。でも、「CHERIEE（シェリー）ビジネスポータル」は、システムが保育園向けにもしっかり対応しているっていうことが大きなメリットでした。
やっぱり「チケット」の機能で「登園コース」みたいなものにも対応されているので、そこは他のシステムにはなかったですし、導入の決め手にもなりました。利用している間もいろいろ改良してくださってるっていうのもありますね。
「CHERIEE（シェリー）ビジネスポータル」は、全部一括で管理できて、もちろん紙も不要ですし一緒に他の画像データとかも紐付けできます。なので、ワークショップやワクチン証明書とかも全部そこで管理できるので便利です。あとLINEも連携できますし、絶対にいいと思います。
電子カルテにすることに不安はありませんでしたか？
不安はありませんでした。前職で、紙で管理していたのを思い切って廃止して、システムを導入したことで、管理が圧倒的に楽になった経験をしていたことが大きいです。そこでも、CHERIEE（シェリー）ビジネスポータルを利用していました。
24時間システムが動いているので、その分スタッフの業務時間が減りますね。予約の対応で作業が中断することもほぼないので、やっぱりコストと時間が削減できる部分が一番のメリットですね。
あとは、予約を取ったつもりだったのに取れてなかったみたいなトラブルも基本的に起きていないです。予約の確認がシステム上でできるっていう、飼い主さん主体でできるところもいいですね。
カルテの電子化により作業ミスは減りましたか？
システムを導入する前は、スタッフが管理するための予約票と、お客様に見せる予約表があったりして、予約表を二重管理していました。また、予約が入ったらそれぞれの予約表に転記して、キャンセルが入ったらそれを手で消していました。紙で管理しているので仕方ないのですが、どっちが正しいのかわからなくなったりして…。
それが「CHERIEE（シェリー）ビジネスポータル」を使うことで、ここにすべての情報が統一され、スタッフとお客様が一緒に同じものを共有できるっていうのはすごくいいですね。
飼い主様からの反応と顧客管理・予約システムへの要望
導入時に困った点はありましたか？
店舗設定とかその従業員設定とかですね。最初は、確かにいろいろ質問したかもしれないです。Zoomを使って説明して頂いたりもしました。ただ、そんなに設定が難しいって思ったことはないですね、機能が増えてはいるのですが、基本的にはわかりやすくなっているので。
また、売上管理は「CHERIEE（シェリー）ビジネスポータル」と連携できる「Square（スクエア）」を入れています。「Square（スクエア）」で経理部分を全部カバーできるので、スムーズに管理できています。逆に言うと、CHERIEE（シェリー）ビジネスポータルの売上管理は使っていないです。そこは切り分けて使っています。
飼い主様からの反応はいかがでしょう？
「LINEから登録できるのは画期的ね」とのお声をいただきました。今でこそ、LINEの予約はそれほど珍しい感じはしないかもしれませんが、2年前ってまだそんなにメジャーじゃなかったと思うので、当時はすごいみたいな感じでした。私たちも、すごいなと思いながら使ってます。
CHERIEE ビジネスポータル は無料で始められます
今回は、「CHERIEEビジネスポータル」の導入事例として、犬の保育園 HOT 様にお話を伺いました。
これまで一般的だった紙による顧客管理は、ここ数年で急速にデジタル化されています。システムが安価で利用できるようになった現在、さまざまな業界で事務作業を効率化するシステム導入が、積極的に進められています。
予約管理やコース管理など、顧客の要望に個別対応する必要がある業態では、「CHERIEE（シェリー）ビジネスポータル」を導入することで、お客様の利便性の向上や時間とコストの削減、作業効率の劇的な改善が可能になります。手軽な無料プランからスタートすることもできますし、オンラインでの個別相談会もおすすめです。ぜひ、この機会にご検討ください。
